ศาลปกครอง

ความรู้เกี่ยวกับงานจดหมายเหตุ

หอจดหมายเหตุศาลปกครอง

ห้องเก็บเอกสารจดหมายเหตุศาลปกครอง

1. ความรู้เกี่ยวกับงานจดหมายเหตุ

เมื่อพูดถึงคำว่า “จดหมายเหตุ” คนส่วนใหญ่มักจะนึกถึงเอกสารโบราณ เช่น จดหมายเหตุโหร ปูมโหร พงศาวดาร ใบบอก สารตรา แต่มีคนจำนวนน้อยที่จะนึกถึงเอกสารในปัจจุบันที่หน่วยงานหรือบุคคลจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการทำงาน เอกสารเหล่านี้จะเป็นจดหมายเหตุได้เมื่อผ่านการพิจารณาประเมินคุณค่าแล้วว่าเป็นเอกสารที่มีความสำคัญ สะท้อนให้เห็นประวัติ พัฒนาการ และการดำเนินงานสำคัญของหน่วยงานนั้นๆ พูดง่ายๆ ก็คือ เอกสารทุกประเภทไม่ว่าจะเป็น กระดาษ ภาพถ่าย วีดีโอเทป เทปคัทเซ็ท แผนที่ พิมพ์เขียว หรือไฟล์คอมพิวเตอร์ และอื่นๆ ทั้งหมดนี้หากพิจารณาประเมินคุณค่าแล้วว่ามีความสำคัญต่อหน่วยงานต่อบุคคลหรือต่อประเทศชาติ ก็จะจัดเก็บรักษาไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อใช้ในการศึกษา ค้นคว้า หรือการวิจัย
งานจดหมายเหตุในประเทศไทยมีประวัติความเป็นมาสืบย้อนไปถึงสมัยกรุงศรีอยุธยา สมัยก่อนมหาดเล็กที่เรียกกันว่า “อาลักษณ์” จะมีหน้าที่จดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ เก็บไว้ในหอศาสตราคม และทำสืบต่อมาถึงสมัยกรุงรัตนโกสินทร์ ต่อมาปี 2459 ได้มีการจัดตั้งแผนกจดหมายเหตุในหอพระสมุดวชิรญาณ จัดเก็บหนังสือจดหมายเหตุราชการบ้านเมือง ท้องตรา ใบบอกราชการหัวเมือง คำสั่ง ข้อบังคับ และรายงานของกระทรวงต่างๆ และได้จัดตั้งขึ้นเป็นกองจดหมายเหตุแห่งชาติ ในสังกัดกรมศิลปากร ในปี 2495 ทำหน้าที่เก็บเอกสารสำคัญๆ เหล่านั้น ปัจจุบันหลายหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนได้ตระหนักถึงความสำคัญและความจำเป็นที่ต้องมีหน่วยงานจดหมายเหตุเพื่อรับผิดชอบในการเก็บรักษาเอกสารสำคัญของหน่วยงานทำให้เกิดการจัดตั้งหน่วยงานจดหมายเหตุขึ้นหลายแห่ง
ศาลปกครองเป็นอีกหน่วยงานหนึ่งที่ตระหนักถึงความสำคัญของงานจดหมายเหตุ ในการจัดเก็บ อนุรักษ์ และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุศาลปกครอง ซึ่งมีคุณค่าอย่างยิ่งต่อการศึกษา ค้นคว้า และเรียนรู้เกี่ยวกับประวัติและพัฒนาการของกระบวนการยุติธรรมทางปกครองของไทย รวมทั้งการดำเนินงานของศาลปกครองที่ทำให้เกิดความเป็นธรรมขึ้นในสังคม จึงได้จัดตั้งกลุ่มจดหมายเหตุขึ้นในปี 2547 โดย นางกาญจนารัตน์ ลีวิโรจน์ ที่ปรึกษาสำนักงานศาลปกครอง (พนักงานคดีปกครองทรงคุณวุฒิ ที่มีประสบการณ์ ทักษะ และสมรรถนะ) ขณะนั้นดำรงตำแหน่งรองเลขาธิการสำนักงานศาลปกครอง ด้านวิชาการ เห็นความสำคัญและผลักดันให้มีหน่วยงานจดหมายเหตุบรรจุในโครงสร้างการแบ่งส่วนงานของสำนักงานศาลปกครอง ซึ่งได้ปรับโครงสร้างเป็นกลุ่มจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ สังกัดสำนักหอสมุดกฎหมายมหาชน ในปัจจุบัน

1.1 การดำเนินงานจดหมายเหตุศาลปกครอง ประกอบด้วย 5 กระบวนงานหลัก ได้แก่
1.1.1) การจัดหาเอกสาร เป็นการรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประวัติความเป็นมาและการดำเนินงานของศาลปกครอง
จากหน่วยงานภายในสังกัดศาลปกครองและหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้อง
1.1.2) การวิเคราะห์และประเมินคุณค่าเอกสาร เป็นการวิเคราะห์คัดเลือกเอกสารที่จัดหาหรือรวบรวมมาว่าเอกสารใดมีคุณค่าควรจัดเก็บไว้
เป็นเอกสารจดหมายเหตุศาลปกครอง และเอกสารใดไม่มีคุณค่าถึงขนาดที่ต้องจัดเก็บ และได้จัดให้มีการทำลายอย่างเป็นระบบ
1.1.3) การจัดหมวดหมู่เอกสารจดหมายเหตุ เป็นการจัดกลุ่มและจัดเรียงเอกสารที่ผ่านการประเมินคุณค่าแล้ว
1.1.4) การอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุ เป็นกระบวนการดูแล ป้องกัน รักษาเอกสารจดหมายเหตุให้คงสภาพดี มิให้ชำรุด ถูกทำลาย หรือสูญหาย
รวมไปถึงการซ่อมแซมเอกสารจดหมายเหตุที่ชำรุดเสื่อมสภาพให้อยู่ในสภาพที่ใช้ได้นานที่สุด
1.1.5) การให้บริการ เป็นการให้บริการเอกสารจดหมายเหตุศาลปกครองสำหรับการศึกษา ค้นคว้า วิจัย และเรียนรู้เกี่ยวกับต้นกำเนิดและพัฒนาการของกระบวนการยุติธรรมทางปกครองไทยอันเป็นที่มาของศาลปกครอง

  1.2 แหล่งที่มาของเอกสารจดหมายเหตุศาลปกครอง ได้มาจาก 2 แหล่ง ได้แก่
1.2.1) เอกสารจากหน่วยงานภายในศาลปกครอง
- รับมอบเอกสารจากหน่วยงานภายใน ทุกสิ้นปีปฏิทินทุกหน่วยงานในศาลปกครอง จะทำการสำรวจและคัดเลือกเอกสารสำคัญๆของหน่วยงานตาม “หลักเกณฑ์การจัดเก็บเอกสารในหอจดหมายเหตุศาลปกครอง”โดยแบ่งรายการเอกสารที่จะจัดเก็บเป็น 5 กลุ่ม ได้แก่ 1.เอกสารเกี่ยวกับสำนวนคดีสำคัญ 2.เอกสารเกี่ยวกับการบังคับคดี 3.เอกสารการทำงานที่สนับสนุนการดำเนินงานของศาลปกครอง 4.เอกสารส่วนบุคคล ผลงาน บทความงานวิจัยที่สำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับศาลปกครอง และ 5. สื่อสิ่งพิมพ์ วัตถุสิ่งของ หรือของที่ระลึกต่างๆ ส่งมอบให้กลุ่มจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์
- ร้องขอเอกสารจากหน่วยงานภายใน (งานจดหมายเหตุเชิงรุก) กลุ่มจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์จะพิจารณาคัดเลือกกิจกรรมสำคัญๆที่ดำเนินการแล้วเสร็จ ที่ดำเนินการอยู่ หรือที่กำลังจะดำเนินการแล้วจัดทำหนังสือประสานงาน
ถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อขอให้เตรียมจัดเก็บเอกสารและสิ่งของที่เป็นผลผลิตของกิจกรรมนั้น ส่งมอบให้กลุ่มจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จเพื่อเป็นการป้องกันเอกสารของกิจกรรมสำคัญนั้นมิให้สูญหายและทำให้จัดเก็บเอกสารได้ครบถ้วน
  1.2.2) เอกสารจากหน่วยงานภายนอก
ในระยะแรกกลุ่มจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ได้ดำเนินการรวบรวมเอกสารเกี่ยวกับศาลปกครอง เช่น เอกสารการแต่งตั้งที่ปรึกษาราชการแผ่นดิน พระราชบัญญัติเคาน์ซิลออฟสเตด เอกสารการจัดตั้งองค์กร ที่ทำหน้าที่วินิจฉัยคดีปกครองในแต่ละช่วงเวลา และเอกสารการดำเนินงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยจัดหาและ ทำสำเนาเอกสารดังกล่าวจากหน่วยงานภายนอก อาทิ สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา สำนักหอสมุดแห่งชาติ และสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เป็นต้น

  1.3 ประเภทของเอกสารที่จัดเก็บเป็นจดหมายเหตุศาลปกครอง
ความหมายของคำว่า “เอกสาร” ตามคำอธิบายของพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 หมายความว่า กระดาษหรือวัตถุที่ทำให้ปรากฏความหมายในรูปแบบอักษร สัญลักษณ์ ภาพ หรือเสียง และให้หมายความรวมถึงการบันทึกบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือสื่ออื่นใดด้วย
     เอกสารที่กลุ่มจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์จัดเก็บ จึงมีหลายรูปแบบซึ่งเป็นไปตามพัฒนาการของเทคโนโลยีที่นำมาใช้จัดทำเอกสาร แบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ดังนี้
1.3.1) เอกสารประเภทลายลักษณ์อักษร ได้แก่ เอกสารที่สื่อความหมายด้วยตัวอักษร ไม่ว่าจะเขียนด้วยมือหรือพิมพ์ เช่น สำนวนคดีสำคัญๆ คำพิพากษา คำสั่งศาล รายงานผลการบังคับคดีต่อศาล เอกสารโครงการ บันทึกอนุมัติให้ทำกิจกรรม คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ เอกสารการประชุม รายงานผลการศึกษา แนวทางปฏิบัติงาน แผนแม่บท มาตรฐานการปฏิบัติงาน คู่มือการปฏิบัติงาน สรุปรายงานผลการดำเนินการและสื่อสิ่งพิมพ์ตามภารกิจหรือกิจกรรมนั้น เป็นต้น

1.3.2) เอกสารโสตทัศน์ ได้แก่ เอกสารที่สื่อความหมายโดยภาพหรือเสียง เช่น ภาพถ่าย โปสเตอร์ วีดีโอเทป และเทปคลาสเซ็ท ตามภารกิจหรือกิจกรรมนั้น เป็นต้น

ิ

1.3.3) เอกสารประเภทแผนที่ แผนผัง เช่น พิมพ์เขียวแผนผังอาคารที่ทำการศาลปกครองส่วนกลางและภูมิภาค เป็นต้น

1.3.4) เอกสารประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลและค้นหาข้อมูลที่บันทึกไว้ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น แผ่นดิสก์ ซีดี วีซีดี และดีวีดี ตามภารกิจหรือกิจกรรมนั้น เป็นต้น